Primero el alcance, después las cotizaciones
El error que arruina la mayoría de los procesos es pedir cotizaciones antes de definir qué se quiere. Cuando cada proveedor cotiza lo que él entiende por "limpieza de áreas comunes", las propuestas no son comparables: una incluye el lavado de estacionamiento y otra no, una contempla amenidades y otra las deja fuera, y al final se compara el número de abajo, que es lo único que parece equivalente. Casi siempre gana la más barata, que suele ser la de menor alcance.
La secuencia correcta es al revés. Antes de llamar a nadie, recorre el condominio y escribe la lista de espacios: lobby, pasillos por nivel, escaleras, escaleras de emergencia, elevadores, cada amenidad por separado, niveles de estacionamiento, cuarto de basura, sanitarios comunes, cristales interiores y fachada accesible. Junto a cada espacio, anota la frecuencia que el condominio quiere. Ese documento se les entrega idéntico a todos los proveedores.
Con un alcance común, las propuestas se vuelven comparables de verdad y la conversación se mueve del precio al método: cuánta gente propone cada uno para el mismo trabajo, en qué horario y con qué equipo.
Los documentos que debes pedir a todos por igual
Pídelos como requisito para participar, no como favor después de elegir. Un proveedor formal los entrega sin resistencia, y esa reacción ya es información.
Constancia de situación fiscal
Confirma que la empresa existe, que el régimen le permite facturar el servicio y que los datos coinciden con los de la propuesta. Un proveedor que no factura correctamente le crea un problema al administrador frente a la asamblea.
Registro REPSE vigente cuando aplica
Desde la reforma de subcontratación de 2021, quien pone trabajadores propios a disposición de un contratante debe estar inscrito ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social conforme al artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo. El registro vence a los tres años: verifica número y vigencia, y confírmalo con el contador del condominio.
Evidencia de alta ante el IMSS del personal asignado
No basta con que la empresa afirme que su gente está en nómina. Pide poder acreditarlo para las personas que van a entrar al inmueble, antes del arranque del servicio.
Póliza de responsabilidad civil, si existe
Solicita la carátula vigente y revisa qué cubre y por qué monto. Un derrame, un cristal roto o una caída en piso recién trapeado son incidentes normales de la actividad; la pregunta es quién responde.
Propuesta desglosada por área y frecuencia
Es el documento que vas a presentar en asamblea. Un monto mensual sin desglose es indefendible: no permite explicar el gasto ni evaluar el servicio después.
Nombre del supervisor y mecanismo de incidencias
Quién es el responsable de la cuenta, con qué frecuencia hace recorrido, dónde queda el registro y en cuánto tiempo se compromete a atender un reporte.
Cómo comparar propuestas sin que gane la más barata por default
Con el alcance igualado, revisa tres cosas antes del precio. La primera es la plantilla propuesta: si un proveedor ofrece dos personas donde los demás proponen cuatro para el mismo alcance, no encontró una eficiencia mágica; o va a incumplir, o va a rotar personal cada mes. La segunda son las exclusiones explícitas: la propuesta seria dice qué no hace, y esa lista es más informativa que la de lo que sí hace.
La tercera es la continuidad. Pregunta qué pasa exactamente si mañana falta la persona asignada, en cuánto tiempo llega el relevo y quién lo capacita en el inmueble. En un condominio, una ausencia sin cubrir en el cuarto de basura se convierte en queja vecinal el mismo día.
Sobre el precio: en limpieza, un costo notablemente por debajo del mercado casi siempre significa una de dos cosas, y ninguna es buena para quien contrata. O el alcance es menor de lo que parece, o el personal no está formalmente contratado, lo que traslada el riesgo laboral al inmueble donde ocurra un accidente.
Llevarlo a la asamblea
La autorización depende del reglamento interno y del monto: en muchos condominios el administrador puede contratar servicios ordinarios dentro del presupuesto aprobado, y por encima de cierto monto o plazo se requiere acuerdo de asamblea. Revisa tu reglamento con el asesor legal del condominio antes de firmar.
Para la presentación funciona mejor un comparativo de tres columnas con el mismo alcance y las diferencias marcadas, más una recomendación escrita del comité con su razonamiento. Presentar solo precios invita a la asamblea a decidir por precio, que es justo lo que se quiere evitar.
Un último punto práctico: acuerda desde el inicio quién cubre los consumibles de los sanitarios comunes y qué ocurre en días festivos. Son las dos discusiones que aparecen a los tres meses de firmado en prácticamente todos los contratos de condominio.